HOME>岡山県岡山市の中小企業 就業規則のココが問題!

岡山県岡山市で一番多くの就業規則を作ってきたと自負する社会保険労務士・榊原秀樹だから語ることができる、“就業規則作成の秘訣”です

スマホ時代の就業規則 ココがポイント

岡山県岡山市の中小企業で起きた困った事例から学ぶ!
スマートフォンで機密メールが社外に転送される  

《こんなこと、あって良いのですか!》

A社(岡山県岡山市)の社長は電話を取るなり、顧客であるB社から「どうなっているんだ!」と怒鳴られた。B社が声を荒げるその理由とは、A社の社員がB社の構内にスマートフォン(個人所有のもの)を持ち込んでいたことにあった。B社は防衛関連の業種で、情報の流出に敏感な企業であった。そのため、取引先に対して情報機器の持ち込みを厳禁としていた。

B社はその場でスマートフォンを押収し、中をチェックした。するとスマートフォン には、B社が送ったメールが受信されていた。A社の社員は、会社に送られてきたメールを自分のスマートフォンに転送していたのだ。このなかには国防機密に触れる設計図もあり、B社には激震が走った。

もしこれが防衛省などに知られてしまうと、B社は確実に指名停止処分になる。冗談では済まされないB社は、すぐA社の社長を怒鳴りつけたのだった。

就業規則はココがポイント~失敗から学ぶ教訓~
“鉄壁の就業規則”で、問題社員にビシッといえるように
服務規律を整備する

A社の社員のような、自分の都合だけを考え会社に迷惑をかける、いわゆる問題社員が増えています。こうした問題社員に立ち向かうためにも、就業規則の整備が欠かせません。これからの就業規則は、“職場の秩序維持”が大きなテーマになるでしょう。就業規則を整備して、常識なしの問題社員に対してビシッといえるようにしなければなりません。そこで重要なのは、「服務規律」と「懲戒」の規程です。

岡山県岡山市の中小企業の皆様には、例えば次のような就業規則はないでしょうか?

(服務心得)
従業員は次の事項を守らなければならない。

(1)常に健康に留意し、明朗な態度を持って就業すること。

(2)常に品位を保ち、会社の名誉を害し、信用を傷つけるようなことをしないこと。

(3)会社の業務上の機密事項を他に洩らさないこと。

(4)会社の車両・機械・器具・その他の備品を大切にし、原材料・燃料その他の消耗品を節約し、製品及び書類等は丁寧に取り扱い、その保管を厳にすること。

(5)許可なく職務以外の目的で会社の設備・車両・機械・器具・その他の物品を使用しないこと。

(6)他の従業員の業務を妨げ、または職場の風紀秩序を乱さないこと。

(7)職務に関し、不当な金品の借用または贈与の利益を受けないこと。

(8)所定の場所以外で喫煙し、また、たき火・電熱器等の火気を許可なく使用しないこと。

(9)作業中は飲食・喫煙せず理由なく職場をはなれないこと。

(10)酒気を帯びて就業しないこと。

(11)機械・器具・その他設備は大切に取扱い、故障、破損を起しまたは紛失したときは直ちに係員に報告すること。

(12)工場を縦覧させたり、建物・機械等の摸写をする場合等、部外者の立入は会社の許可を受けなければならない。

 

残念ながら、こういう昔風の就業規則では、たとえば巨大掲示板に会社の内部事情を漏らすような問題社員には対抗できません。

イマドキの就業規則には、服務規律の充実が必要です。私が提案する就業規則には次の内容が盛り込まれています。ここまで行って、初めて“鉄壁の就業規則”といえるのです。

[従業員としての心構え]
[服務上の遵守事項]
[管理監督者に対する特別な遵守事項]
[情報機器等の使用]
[電話の使用]
[安全運転および車両管理]
[個人情報の保護]

“鉄壁の就業規則”の服務規律の重要箇所である、[情報機器等の使用]をご紹介しましょう。

[情報機器等の使用]

パソコン等の情報機器の使用にあたっては次の事項を遵守して下さい。

(1) 会社のパソコンを私的に使用しないこと。
(会社のパソコンで私的にインターネットや電子メールを行わなかったかどうか、会社は従業員の承諾を得ることなく調べることがあります。)

(2) サーバーの記録を無断で削除しないこと。

(3) 業務と関係のない電子メールを会社のパソコンで送受信しないこと。

(4) 外部から持ち込んだ記録媒体を会社のパソコンに挿入する時は、必ずウイルスチェックを行ってから挿入すること。

(5) アイフォンなどのスマートフォン(個人所有のもの)を業務で使用しないこと。

(6) アイパッドなどのタブレット型コンピュータ(個人所有のもの)を業務で使用しないこと。

(7) 会社のパソコンに送られてきたメールが、従業員所有のパソコンや情報端末に自動転送される設定をしないこと。

(8) 個人所有の携帯電話等で、業務上のメールを送受信した際に、その携帯電話等にメールを残さないこと。

(9) ノートパソコン(個人所有のもの)を業務で使用しないこと。

(10) 機密の入ったノートパソコン(会社所有のもの)を社外に持ち出さないこと。

(11) USB、CD、FDなどの記録媒体を社外へ持ち出さないこと。

このように[情報機器等の使用]という項目を、服務規律に加えることが必要です。それが“鉄壁の就業規則”になる急所です。

以上、岡山県岡山市で、一番多くの就業規則を作ってきたと自負する社会保険労務士・榊原秀樹ならではの、就業規則作成のエッセンスでした。